Comment rédiger un email professionnel
Une fois que vous entrez dans le monde du travail, vous commencez à apprendre les procédés et à mettre en pratique tous les outils que vous connaissez pour réaliser votre travail, mais peu d'entreprises offrent à leurs employés une formation dans le domaine du langage des entreprises, et ainsi nombreux sont ceux qui ne savent pas comment bien communiquer de manière écrite au sein d'une organisation, comment entamer un texte ? comment vous adresser à votre supérieur ou à vos collègues ? Chez Toutcomment.com nous clarifions certains points essentiels pour savoir comment rédiger un email professionnel
Index
Le niveau de la communication
Si vous êtes celui qui initie la communication, vous devez mettre en place le niveau de formalité de l'email. Ce n'est pas la même chose si vous communiquez par écrit avec vos collègues proches, avec votre chef, ou avec un inconnu. Indépendamment de la confiance, l'important est de toujours utiliser un langage clair et correct
Formule de politesse pour commencer
Le niveau de formalité et de confiance vous permettra de déterminer la formule de politesse initiale, par exemple, avec un inconnu ou un supérieur éloigné vous pourrez commencer par rédiger une salutation formelle «Cher/Chère monsieur/madame » au « Bonjour » plus informel. Avec votre chef vous pourrez peut-être écrire « Bonjour xxxx » ou « Bonjour M. xxxx » et avec vos collègues proches, un « bonjour » ou « bonjour comment ça va », qui est plus informel et proche tout en étant adéquat.
La présentation
Si vous écrivez un email professionnel pour un fournisseur ou un contact de la société que vous ne connaissait pas encore, il est très important que vous vous présentiez avec votre poste après la salutation, pour que le lecteur puisse vous identifier rapidement. « Cher Pierre Dupond, mon nom est Untel, rédacteur du site web de Toutcomment.com »
Un contenu clair
Après vous être présenté, énoncez le but de votre email clairement et de la manière la plus brève possible, par exemple "Je vous contacte pour connaître le statut de l'impression des 2 000 cartes de présentation commandées à votre entreprise au mois de janvier"
Formule de politesse de fin et contact
Une fois que vous avez terminé de rédiger l'email professionnel, remerciez le lecteur, que ce soit pour l'information qu'il est sur le point de vous fournir, pour son aide, etc. Établissez un adieu cordial, où se trouve aussi toutes vos données de contact, par exemple : Merci beaucoup d'avance Salutations cordiales (ou Cordialement, s'il y a plus de confiance) Untel Rédacteur de Toutcomment.com Email xxxx Téléphone xxx
Évitez les messages confus
Ne donnez pas davantage d'information si elle n'est pas claire, n'embrouillez pas votre lecteur et tentez de formuler tous les doutes, les souhaits, ou besoins que vous avez dans l'email, de façon à ne pas être dans l'obligation d'écrire un autre email à nouveau pour dire "aaah j'ai oublié de vous dire...". Une fois que vous avez fini l'email, relisez-le TOUJOURS avant de l'envoyer, ainsi vous pourrez corriger les fautes et améliorer ce qui doit l'être.
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Conseils
- Quel que soit le but de l'email : informer, demander, exprimer, etc, il est important que le contenu soit clair pour le lecteur, et qu'il ne prête pas à confusion.
- N'utilisez pas des mots confus qui peuvent prêter à malentendu, parfois moins c'est plus, rappelez-vous.
- Vérifiez toujours l'email avant de l'envoyer, pour être sûr que nous n'avez commis aucune erreur et que vous avez dit ce que vous vouliez dire.
