Comment répondre au téléphone d'une façon professionnelle
Avoir l'aisance d'un professionnel au téléphone est essentiel dans le monde des affaires, que vous soyez représentant d'une petite entreprise, que fournissiez des informations pour une institution financière ou que vous soyez en première ligne de communication pour un grand groupe. Répondre de façon professionnelle au téléphone clarifie les relations entre les deux parties. Communiquer de façon claire et savoir écouter sont les piliers fondamentaux des relations durables. Lorsque vous ne pouvez pas voir la personne à l'autre bout du téléphone, une attitude confiante et professionnelle permet de savoir que vous êtes en train de traiter avec un professionnel, et vice-versa. Voyons comment répondre au téléphone d'une façon professionnelle, et évitez ainsi les problèmes de communication.
Étapes à suivre:
Prenez votre temps pour décrocher lors d'un appel entrant. Attention : se hâter pour répondre lorsque vous n'êtes pas fait sentir à la personne à l'autre bout que ne vous êtes pas préparé à prendre son appel. Laissez le téléphone sonner une ou deux fois, respirez profondément et décrochez tranquillement.
Faites connaître l'organisation que vous représentez et votre nom. C'est un moment important puisque vous transmettez les informations essentielles... S'il s'agit d'une erreur de numéro, vous le saurez tout de suite. Pas de quiproquo possible.
Écoutez soigneusement la personne qui appelle. Attendez qu'elle ait terminé de parler pour répondre et assurez-vous que vous avez compris ses questions. Éclaircissez n'importe quel détail lié aux questions de l'interlocuteur si vous n'êtes pas sûr. N'hésitez pas à demander un complément d'information : votre interlocuteur peut en effet omettre des informations cruciales.
Parlez doucement lorsque vous répondez. Ayez confiance en vos réponses. Choisissez vos mots avec soin, car un jargon inapproprié ou les mots imprécis peuvent faire penser à votre interlocuteur que vous n'avez pas d'expérience. Demandez à votre interlocuteur s'il comprend l'information que vous lui fournissez.
Demandez la permission avant de mettre un appel en attente. Remerciez votre interlocuteur pour sa patience et dites-lui combien de temps il devra attendre. Sollicitez son approbation pour le renvoi de messages ou pour chercher un renseignement, cela lui donnera le choix de patienter ou non.
Vérifiez que la personne qui appelle a compris l'information que vous avez donnée. Répétez les dates et les heures importantes. Demandez à votre interlocuteur si vous pouvez l'aider sur un autre point avant de terminer l'appel. Remerciez-le lorsque avant de raccrocher.
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Conseils
- Il est important d'éliminer toute distraction comme la musique, la nourriture, pour se concentrer sur l'appel et apporter une réponse professionnelle.
